+7 (812) 275-6434
Санкт-Петербург, Суворовский пр., дом 33, офис 8

Персональные данные работника как конфиденциальная информация медицинской организации

Статья, подготовленная совместно адвокатами Ольгой Зиновьевой и Татьяной Заседателевой, анализирует правовой статус персональных данных работника, порядок сохранения персональных данных работников медицинской организацией как работодателем, а также содержит основные требования, предъявляемые действующим законодательством об охране персональных данных к документообороту клиники



Настоящая статья является завершением начатого в предыдущих статьях анализа режима конфиденциальности информации, находящейся в распоряжении лечебно-профилактических учреждений, которая по тем или иным определённым законодательством причинам ограничивается законодателем для свободного предоставления третьим лицам и для свободного доступа к ней третьих лиц. 
Помимо информации, составляющей врачебную тайну, носителями которой учреждение и его сотрудники - медицинские работники - являются в силу выполнения ими своих профессиональных функций, а также информации, которая, в силу её содержания представляет потенциальную коммерческую ценность для её обладателя - лечебного учреждения, то есть информации, составляющей коммерческую тайну, к информации, разглашение которой без соблюдения установленного законодательством  порядка не допускается, относится информация, относящаяся к персональным данным работников.
Кадровая работа лечебного учреждения связана с подбором персонала, приёмом на работу работников, а также с накоплением, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений о работниках. Поэтому проблема регулирования защиты персональных данных работника от неправомерного использования становится все более актуальной.
Правовая природа информации, содержащей персональные данные работников, её содержание, порядок доступа к ней и процедура её предоставления третьим лицам регулируется, в отличие от других рассмотренных ранее видом конфиденциальной информации, трудовым законодательством Российской Федерации.
Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации впервые закрепил основные требования по защите персональных данных работника (глава 14, ст.ст. 85-90 ТК РФ). Определяя режим персональных данных работника, Трудовой Кодекс РФ выделил два основных понятия, дающих совокупное представление о правовом институте персональных данных работников: персональные данные работника и обработка персональных данных работника. 
Под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи струдовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
Согласно определяющим режим такой информации нормам, под защитой персональных данных работника следует понимать деятельность управомоченных лиц (лечебного учреждения - работодателя и должностных лиц работодателя) по обеспечению конфиденциальности информации о конкретном работнике, полученной работодателем в связи с трудовыми отношениями. Защита персональных данных обеспечивается системой правовых (локальное регулирование порядка обработки персональных данных) и организационно-технических мер.
Сторонами в отношениях, складывающихся по поводу получения, хранения, обработки, предоставления, защиты персональных данных работников, являются субъекты персональных данных и держатели персональных данных.
Субъектами персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории России, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.
К держателям персональных данных относятся органы государственной власти и местного самоуправления, организации всех организационно-правовых форм, осуществляющие владение и пользование этими данными. В контексте рассматриваемой проблемы держателями персональных данных работников являются лечебно-профилактические учреждения, больницы, иные государственные или муниципальные учреждения здравоохранения, а также частные коммерческие предприятия любых форм собственности и любых организационно-правовых форм, осуществляющие деятельность в сфере охраны здоровья и (или) оказания медицинских услуг населению, использующие для осуществления профессиональной деятельности труд наёмных работников на основании трудовых договоров.
Персональные данные работника содержат ряд признаков, отличающих их от иных сведений о работнике (гражданине, человеке). В них сосредоточена информация, необходимая именно работодателю и именно в связи с трудовым отношением с конкретным работником. Персональные данные работника, в первую очередь связанные с его трудовой деятельностью, служат основанием для определения его правового статуса в связи с осуществлением им работы по трудовому договору, положения работника как стороны трудового договора с учреждением-работодателем.
Персональные данные о работнике отражают личную или семейную тайну граждан, их частную жизнь и входят в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа.
Нормативную основу работы с персональными данными составляют как вышеуказанные нормы Трудового Кодекса РФ, так и иные международные акты и федеральные законы, а именно - Конвенция о защите частных лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера 1981 г. и Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".
Так, согласно ст. 2 Конвенции о защите частных лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера 1981 г., в которой участвуют государства - члены Совета Европы, в понятие "данные личного характера" включается любая информация, относящаяся к физическому лицу, либо идентифицированному, либо которое может быть идентифицировано.
В соответствии же со ст. 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", под информацией о гражданах (персональными данными) понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.
Работодателю целесообразно включать в кадровую документацию организации положение, регламентирующее принципы защиты персональных данных работника от неправомерного использования. В положении прописываются цели и задачи организации в области защиты персональных данных, раскрывается их понятие и состав, а также указывается, в каких структурных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные. 8 положении следует отразить, каким образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. Положение о защите персональных данных работника утверждается приказом руководителя организации.
Работник должен быть ознакомлен с положением о защите персональных данных под роспись. Расписка об ознакомлении с положением содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, должность, дата, подпись.
Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников - личном деле работника. Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика-рекомендация; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; копия приказа о приеме на работу; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с лекальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; карточка поощрений и взысканий; внутренняя опись.
Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в организации; на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.

Персональные данные работника содержатся также в документации, включающей в себя: 
документы, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т. п.)
материалы по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность
подлинники и копии приказов по личному составу
личные дела и трудовые книжки сотрудников
дела, содержащие материалы аттестации сотрудников, служебных расследований и т.п.
справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы, базы данных и др.)
подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб
копии отчетов, направляемых в государственные органы статистки, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения

Персональные данные могут содержаться также в документации по организации работы отдела кадров (приказы, распоряжения, указания руководства предприятия, должностные инструкции и др.).
При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой указывает следующие сведения о себе: пол, дату рождения, семейное положение, отношение к воинской обязанности, место жительства и домашний телефон, образование, специальность, предыдущее место работы, заболевания, затрудняющие выполнение работником трудовых функций, иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя.
Работодатель не вправе требовать от работника предоставления информации о его политических и религиозных убеждениях и о частной жизни.
Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Последний сверяет предоставленные данные с имеющимися у работника документами. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет о них работодателя в срок, не превышающий 14 дней. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения и документы, подтверждающие их достоверность.
Анкета работника хранится в его личном деле, как и вся информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел кадров, ответственный за ведение личных дел - начальник отдела кадров. Личные дела хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела обычно находятся в отделе кадров в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела должны сдаваться в отдел кадров.
Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети.
Доступ к персональным данным работника, как правило, имеют генеральный директор, заместитель генерального директора, главный врач, главный бухгалтер, а к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций, - также непосредственный руководитель работника, специалисты отдела кадров и бухгалтерии. Доступ специалистов других отделов к персональным данным должен осуществляться на основании письменного разрешения генерального директора или его заместителя.
При переводе работника в другой отдел его личное дело может быть передано начальнику отдела, в который переводится работник. Делать копии и выписки персональных данных работника допускается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров. Персональные данные работника используются только для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.
Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска, установления размера заработной платы. На основании персональных данных решается вопрос о его допуске к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель также не вправе принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. Если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.
Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.
Если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.
Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций. .Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
При обработке персональных данных (т. е. при их получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании) работодатель и его представители обязаны соблюдать установленные Кодексом общие требования (ст. 86 ТК РФ). Обработка персональных данных работника может осуществляться только в определенных целях, связанных с трудовыми отношениями: обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов; личной безопасности работников; сохранности имущества; содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе; контроль количества и качества выполняемой работы.
При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ, иными федеральными законами. Получение персональных данных должно осуществляться в установленном законом порядке. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. Если же персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то необходимо соблюдение следующих условий:

Уведомление работника работодателем о намерении получить персональные данные у третьей стороны (с указанием цели, предполагаемых источников и способов получения данных, их характера, последствий отказа работника дать письменное согласие на их получение)

Получение письменного согласия работника на получение его персональных данных у третьего лица

Кодекс устанавливает ряд ограничений на обработку персональных данных определенного рода. Так, работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (п. 4 ст. 86 ТК РФ), а также сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия (абз. 2 ст. 88 ТК РФ). Следует также подчеркнуть, что на основании ст. 88 Кодекса работодатель может самостоятельно оценивать степень угрозы жизни и здоровью работника и с целью предупреждения такой угрозы предоставлять персональную информацию любым третьим лицам.
Защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
Статья 87 ТК РФ предоставляет работодателям возможность самостоятельно устанавливать порядок хранения и использования персональной информации. Однако практика работы кадровых служб показывает, что требуется законодательно установленная, строго регламентированная процедура хранения, использования и защиты работодателем персональной информации. На сегодняшний день у подавляющего числа работодателей отсутствуют какие-либо локальные нормативные акты, регулирующие передачу персональных данных работника работодателю.
В целях обеспечения защиты своих персональных данных, хранящихся у работодателя, работник в соответствии со ст. 89 Кодекса обладает правом на полную информацию о персональных данных и их обработке; на свободный бесплатный доступ к ним, включая право на получение копий любой записи, их содержащей; определение своих представителей для защиты персональных данных; доступ к относящимся к персональным медицинским данным с помощью медицинского специалиста по его выбору; на подачу требования об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ; на требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; на обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защиты персональных данных.
Соблюдение всех вышеизложенных требований должны обеспечивать совместными усилиями кадровая служба, юридическая служба, а в случае ведения автоматизированного учета кадров и специалисты по защите информации. 
Защита нарушенных прав в данной сфере осуществляется в соответствии со ст. 90 ТК РФ, согласно которой лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.Порядок хранения, обработки и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также своими правами и обязанностями в этой области.
Обработка персональных данных работника - получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

I. Работодатель должен

При обработке и передаче персональных данных работника соблюдать: 
получать все персональные данные у работника (если их возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие); 
не получать и не обрабатывать персональные данные работника о его политических и религиозных и иных убеждениях, о членстве в общественных объединениях и профсоюзной деятельности, а также о частной жизни (по вопросам, связанным с трудовыми отношениями, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия); 
не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, кроме сведений о возможности выполненияработником трудовой функции; 
не сообщать данные работника третьей стороне или в коммерческих целях без письменного согласия работника, кроме случаев необходимости предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или случаев, установленных федеральных законом; 
осуществлять передачу данных в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку; - разрешать только специально уполномоченным лицам доступ к персональным данным работников, необходимым для выполнения конкретных функций; 
требовать от лиц, получающих данные о работнике, соблюдения указанных выше требований;
обеспечить защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты (за счет средств работодателя).

Естественно, что при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности у работодателя накапливаются документы, справки, заявления и другие материалы, которые вместе с трудовым договором и приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. Содержащиеся в личном деле материалы нередко носят конфиденциальный характер. Знакомство с ними может быть разрешено только самому работнику, руководителю, персоналу кадровой службы, но лишь в силу их служебных полномочий.

Международные акты, Конституция РФ, другие федеральные законы предусматривают защиту сведений о личности и личной жизни граждан от необоснованного ознакомления с ними или распространения этих сведений без ведома (согласия) лица, к которому эти сведения относятся.
Среди международных актов, защищающих права и свободы человека, тайну его частной и семейной жизни, следует назвать прежде всего Всеобщую декларацию прав человека 1948 г., Конвенцию о защите прав человека и основных свобод 1950 г., Международный пакт о гражданских и политических правах 1976 г., Конвенцию Содружества Независимых Государств о правах и основных свободах человека 1995 г. 
Конституция РФ устанавливает, что в Российской Федерации признаются и гарантируются права и свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в соответствии с настоящей Конституцией (ст. 17). Основные права и свободы человека не отчуждаются и принадлежат каждому от рождения (ч. 2 той же статьи).
Осуществление прав и свобод человека и гражданина не должно нарушать права и свободы других лиц (ч. 3 той же статьи). 
Основным действующим актом, регулирующим отношения, в определенной мере связанные с персональными данными работника и их защитой, служит Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (СЗ РФ. 1995. N 8. Ст. 609). 
Статья 85 ТК формулирует два основных для данной главы понятия: 

1) персональные данные работника;
2) обработка персональных данных работника.

Придавая правовой характер указанным сведениям, ТК формулирует понятие персональных данных работника (ч. 1 ст. 85) и понятие обработки этих данных (ч. 2 той же статьи).
Обработка персональных данных работника включает производимые работодателем в лице полномочных его представителей (как правило, сотрудников кадровой службы) операции (действия) по: а) получению, б) хранению, в) комбинированию, г) передаче персональных данных работника или иному их использованию.

Нормативную основу работы с персональными данными составляют как названные в § 2 и 3 комментария к настоящей статье акты, так и иные международные акты и федеральные законы. 
В Конвенции о защите частных лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера 1981 г. (в ней участвуют государства-члены Совета Европы) в понятие "данные личного характера" включается любая информация, относящаяся к физическому лицу, либо идентифицированному, либо которое может быть идентифицировано (ст. 2). 
В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (СЗ РФ. 1995. N 8. Ст. 609) под информацией о гражданах (персональные данные) понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников - личном деле работника.
Личное дело состоит из следующих разделов:

Анкетно - биографические и характеризующие материалы, к которым относятся: 
анкета; 
автобиография; 
копии документов об образовании; 
результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; 
заявление работника о приеме на работу; 
копия приказа о приеме на работу; 
трудовой договор; 
документы, связанные с переводом и перемещением работника (копии приказов, заявления работника и т.п.); 
выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами; 
копии наградных листов; 
аттестационные листы; 
копии приказов о поощрениях, взысканиях; 
характеристики и рекомендательные письма; 
заявление работника об увольнении; 
копия приказа об увольнении; 
другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным; 
Дополнительные материалы, к которым относятся: 
расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области; 
карточки учета поощрений и взысканий; 
характеристики с прежнего места работы; 
фотографии; 
дополнение к личному делу; 
другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным. 

В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся в деле.

II. Получение персональных данных работника 

Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Все персональные данные работника получаются у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
При принятии решений относительно работника на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможно получение и обработка данных о частной жизни работника только с его письменного согласия.

III. Формирование и ведение личных дел

Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; анкета; автобиография; характеристика-рекомендация; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; копия приказа о приеме на работу; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; карточка поощрений и взысканий; внутренняя опись.
Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в организации; на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.
Личному делу присваивается номер, который фиксируется в журнале учета личных дел. Номер личного дела проставляется в верхнем левом углу обложки дела.
К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора) формата, установленного в организации (например, размер 4 х 4,5). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника, заверяемые личной подписью кадрового работника и печатью.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех подшитых документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причину изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, с указанием даты составления.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о семейном положении и т.п.
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, месте прописки или проживания и т.п. Анкета заполняется работником самостоятельно при оформлении приема на работу.
При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса (например, "дети" - "не имею").
При заполнении графы "Образование" следует применять следующие формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее специальное", "неполное среднее", в зависимости от того, какой документ имеется у работника.
В графе "Ближайшие родственники" перечисляются все члены семьи работника с указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родные брат и сестра), далее перечисляются близкие родственники, проживающие совместно с работником. Указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.
В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке. В трудовую деятельность не включается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально-технических и других приравненных к ним учебных заведениях. Все записи производятся в хронологическом порядке.
При заполнении анкеты используются следующие документы:

паспорт; 
трудовая книжка; 
военный билет; 
документы об образовании; 
документы о присвоении ученой степени, ученого звания. 

Анкета подписывается лицом, принимаемым на работу, и сотрудником отдела кадров после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью.
Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.
Основные моменты, которые должны быть освещены в автобиографии:

фамилия, имя, отчество; 
число, месяц и год рождения; 
полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях, по какой специальности); 
время начала трудовой деятельности; 
причины перехода на другое место работы; 
отношение к воинской обязанности, воинское звание; 
наличие правительственных наград, поощрений; 
сведения о семейном положении и близких родственниках; 
дата составления автобиографии и личная подпись составляемого. 

Автобиография, составленная при приеме на работу, не подлежит корректировке. При необходимости внесения изменений или дополнений, они фиксируются на отдельном листе, подписываются работником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. В случае больших изменений биографических данных работника от него может быть затребована обновленная автобиография, первоначальную при этом помещают в раздел личного дела "Дополнительные материалы".
Автобиография не заверяется подписями должностных лиц или печатями.
Копии документов об образовании заверяются личными подписями сотрудниками отдела кадров после сверки их с подлинниками документов.
Дополнение к личному делу - документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее), с указанием причины перемещения ("Назначен с понижением в аттестационном порядке").
Дополнение к личному делу составляется работником кадрового отдела и не нуждается в заверении подписью либо печатью.
Кадровая справка составляется работником отдела кадров на бланке принятого в организации образца, содержит в себе сведения о персональных данных работника в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии работника. В случае обновления старая кадровая справка изымается из раздела личного дела "Анкетно-биографические и характеризующие материалы", приобщается к "Дополнительным материалам" и заменяется новой. Кадровая справка подписывается руководителем кадрового отдела.
В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которой относятся:

аттестационные листы; 
копии документов об утверждении в должности; 
другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I. настоящего Положения. 

Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами (например, копия свидетельства о браке).
Работник отдела кадров, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.

IV. Права и обязанности работника в области защиты его персональных данных

Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
Работник имеет право на:

полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных; 
свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ; 
определение своих представителей для защиты своих персональных данных; 
доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору; 
требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; 
требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; 
обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных. 

V. Учет, хранение и передача персональных данных работника

Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами "Для внутреннего пользования".
Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в "Журнал учета личных дел". Журнал содержит следующие графы:

порядковый номер личного дела; 
фамилия, имя, отчество сотрудника; 
дата постановки дела на учет; 
дата снятия дела с учета. 

В кадровом отделе хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.
После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.
Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся а архиве организации в алфавитном порядке.
Не допускается:

сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством РФ; 
сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; 
запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции. 

Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
При передаче персональных данных работника третьим лицам необходимо предупреждать их о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Исключение составляет обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ.
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами данной организации.
Передача персональных данных работника его представителям осуществляется в порядке, установленном в организации. Объем передаваемой информации ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Приложение к Положению о персональных данных работника

Расписка 

Я, ______________________________ (Ф.И.О. работника) ______________________ (структурное подразделение, должность), ознакомлен с "Положением о персональных данных работника", права и обязанности в области защиты персональных данных мне разъяснены.


Получить консультацию

Контактная информация

Адрес: Санкт-Петербург, Суворовский пр., дом 33, офис 8
Телефон: +7 (812) 275-6434
E-mail:info@onegingroup.ru